Order verwerking systeem

Het management van het wortelenbedrijf wilde graag informatie over de mogelijkheid om te gaan automatiseren. Wortelenbedrijf Joosten is een bedrijf dat wortelen teelt, rooit, wast en verkoopt aan zijn klanten. In het agrarische proces is het bedrijf altijd met de tijd meegegaan, maar nu wordt het tijd om ook het administratieve proces onder handen te nemen.

Situatie voorheen:

Bestellingen kwamen op diverse manieren binnen; er werd gebeld en ge-sms’t, maar ook via whatsapp en per email werden bestellingen doorgegeven. Alle informatie werd mondeling doorgegeven tussen medewerkers, of met de hand genoteerd. Bij het afhalen van de bestellingen door de klanten, werden betaalde bedragen en teruggebrachte kratten genoteerd of onthouden en later doorgegeven. Dit kostte teveel tijd tijdens het werk, en bovendien was de foutmarge hierbij (te) groot.

Huidige situatie:

Van der Vegt IT heeft een heel nieuw orderverwerkingssysteem gemaakt, speciaal aangepast aan de wensen van Wortelenbedrijf Joosten.

Bestellingen (orders)

De bestellingen (orders) worden geplaatst

- per e-mail (vaste bijlage)

- telefonisch (direct ingevoerd door medewerker)

De orders komen in een dagstaat. Dit is een overzicht (tabel) met de belangrijkste ordergegevens. Hier zijn de orders nog te corrigeren of te weigeren. Klanten krijgen een bevestiging per e-mail van de order als Wortelenbedrijf Joosten de order accepteert (ook mogelijk bij weigering).

Verwerking orders

De productiemedewerkers verwerken alle opdrachten bij de lopende band. Er staat bij elke lopende band een (Samsung Galaxy 2) tablet. Hierop verschijnen automatisch de nieuwe orders. Prioriteit van de orders wordt automatisch bepaald o.b.v. de ophaaldatum en –tijd en op volgorde gezet voor de verwerking.

Als de klant de bestelling(en) ophaalt, wordt de retourinformatie ingevoerd in het systeem. Denk hierbij aan teruggebrachte (statiegeld)kratten en de betalingen. Hier staat ook het overzicht met openstaande saldo van de klant.

 

Overige informatie

Het is mogelijk om veel informatie uit dit systeem te halen. Denk aan:

- het overzicht van het product (bv. verschillende maten / soorten wortelen);

- een betaaloverzicht (contant of per factuur);

- een orderhistorie per klant;

- de verkoopinformatie per maand / jaar;

- de gemiddelde prijzen;

- de herkomst van het verkochte product (waar geteeld?) is eenvoudig in te voeren en op te zoeken, wat de traceerbaarheid vereenvoudigd.